Политика конфиденциальности

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОЛИТИКЕ В ОТНОШЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

интернет-сайта https://shmelevmebeliv.by

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Общество с ограниченной ответственностью «Шмелев Мебель Ивент», УНП 194020911, далее – Оператор, уделяет особое внимание защите персональных данных и соблюдению прав субъектов персональных данных.

Настоящее Положение о политике в отношении обработки персональных данных, далее – Политика, разработано в соответствии с Законом Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных», иными актами законодательства Республики Беларусь и определяет порядок обработки персональных данных на интернет-сайте https://shmelevmebeliv.by, далее – Сайт.

1.2. Политика разъясняет:

– какие персональные данные собираются и обрабатываются Оператором;

– цели и правовые основания обработки персональных данных;

– сроки хранения персональных данных;

– сведения о лицах, которым может быть поручена обработка персональных данных;

– права субъектов персональных данных;

– порядок реализации субъектами своих прав.

1.3. Сведения об Операторе:

Полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «Шмелев Мебель Ивент».

Сокращённое наименование: ООО «Шмелев Мебель Ивент».

УНП: 194020911.

Юридический и почтовый адрес: 220056, Республика Беларусь, г. Минск, ул. Стариновская, д. 15, пом. 9Н.

Телефон: +375 44 462-61-20.

Адрес электронной почты для обращений по вопросам обработки персональных данных: stell9558@gmail.com.

1.4. Ответственным за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных является директор ООО «Шмелев Мебель Ивент» либо иное лицо, назначенное приказом Оператора.

1.5. Настоящая Политика применяется к персональным данным:

– посетителей Сайта;

– физических лиц, направляющих заявки на приобретение товаров;

– покупателей и потенциальных покупателей;

– представителей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

– оптовых покупателей;

– дизайнеров, архитекторов и комплектаторов;

– представителей кафе, ресторанов, банкетных залов, организаций и иных заказчиков;

– лиц, обращающихся к Оператору по телефону, электронной почте, через формы Сайта или мессенджеры;

– иных лиц, предоставляющих Оператору свои персональные данные.

1.6. В Политике используются термины и определения в значениях, установленных законодательством Республики Беларусь.

1.7. Оператор обрабатывает только те персональные данные, которые необходимы для достижения заявленных целей, и не допускает обработки данных, избыточных по отношению к таким целям.

1.8. Обработка персональных данных осуществляется на основании:

– согласия субъекта персональных данных;

– необходимости совершения действий до заключения договора по инициативе субъекта персональных данных;

– необходимости заключения и исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных;

– исполнения обязанностей Оператора, установленных законодательством Республики Беларусь;

– реализации прав и законных интересов Оператора или третьих лиц при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;

– иных оснований, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

1.9. Предоставляя персональные данные через формы Сайта, субъект подтверждает, что предоставленные сведения являются достоверными, принадлежат ему либо предоставляются им на законном основании.

1.10. Если обработка осуществляется на основании согласия, такое согласие предоставляется посредством самостоятельного проставления отметки в соответствующем поле формы Сайта.

Поле согласия не должно быть отмечено заранее.

До предоставления согласия субъекту обеспечивается возможность ознакомиться с настоящей Политикой.

1.11. Согласие является добровольным, конкретным, информированным и однозначным.

Отказ от предоставления данных, необходимых для рассмотрения заявки, подготовки предложения или заключения договора, может повлечь невозможность выполнения соответствующего запроса.

1.12. Оператор не осуществляет сбор и обработку специальных персональных данных, касающихся расовой или национальной принадлежности, политических взглядов, членства в профессиональных союзах, религиозных или иных убеждений, состояния здоровья, половой жизни, привлечения к административной или уголовной ответственности, а также биометрических и генетических данных.

Субъектам не следует указывать такие сведения в комментариях и сообщениях, направляемых через Сайт.

1.13. На Сайте не осуществляется непосредственный сбор реквизитов банковских карт. Если в дальнейшем будет подключена онлайн-оплата, данные банковских карт должны обрабатываться платёжной организацией без передачи Оператору полных реквизитов карты.

2. ЦЕЛИ, СОСТАВ И СРОКИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

2.1. Рассмотрение заявки на приобретение товара

Категории субъектов:

– покупатели и потенциальные покупатели;

– представители юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

– дизайнеры, комплектаторы и представители организаций.

Перечень персональных данных:

– собственное имя;

– номер телефона;

– адрес электронной почты, если он предоставлен;

– содержание комментария или обращения;

– выбранный товар;

– количество товара;

– сумма заявки;

– сведения о категории товара;

– дата и время направления заявки;

– история взаимодействия по заявке.

Цели обработки:

– рассмотрение заявки;

– связь с заявителем;

– уточнение характеристик, стоимости, наличия, способов оплаты и доставки;

– подготовка коммерческого предложения;

– проведение переговоров;

– заключение и исполнение договора.

Правовое основание:

– совершение действий до заключения договора по инициативе субъекта;

– заключение и исполнение договора;

– согласие субъекта, если оно требуется законодательством.

Срок хранения:

– если договор не заключён – не более одного года с момента завершения переговоров или последнего взаимодействия;

– если договор заключён – в течение срока действия договора и сроков, установленных законодательством для хранения договорных, бухгалтерских и налоговых документов.

2.2. Обработка обращений через формы обратной связи

Перечень персональных данных:

– собственное имя;

– номер телефона;

– адрес электронной почты, если предоставлен;

– содержание обращения;

– дата и время обращения;

– история переписки и взаимодействия.

Цели обработки:

– предоставление консультации;

– обратная связь;

– подготовка ответа;

– решение вопросов, связанных с товарами, заказом, доставкой, оплатой, гарантией и обслуживанием.

Правовое основание:

– согласие субъекта;

– проведение переговоров до заключения договора;

– исполнение договора;

– реализация законных интересов Оператора.

Срок хранения:

– один год с даты завершения обращения;

– для обращений, содержащих претензии или требования, – три года с даты завершения рассмотрения, если более продолжительный срок не установлен законодательством.

2.3. Работа с оптовыми клиентами, дизайнерами и организациями

Перечень персональных данных:

– собственное имя;

– номер телефона;

– адрес электронной почты;

– должность или роль в проекте, если предоставлена;

– наименование организации или индивидуального предпринимателя;

– сведения о проекте;

– необходимые товары, количество и характеристики;

– содержание переписки;

– сведения, необходимые для подготовки предложения и договора.

Цели обработки:

– рассмотрение запроса;

– подготовка коммерческого предложения;

– расчёт стоимости;

– подбор товаров;

– согласование условий сотрудничества;

– заключение и исполнение договора.

Правовое основание:

– проведение переговоров до заключения договора;

– заключение и исполнение договора;

– согласие субъекта – в случаях, когда оно требуется.

Срок хранения:

– если договор не заключён – один год с момента окончания переговоров;

– если договор заключён – в течение срока действия договора и сроков хранения соответствующих документов, установленных законодательством.

2.4. Исполнение заказов и договоров

Перечень персональных данных:

– фамилия, собственное имя, отчество, если необходимо;

– номер телефона;

– адрес электронной почты;

– адрес доставки;

– сведения о заказе;

– сведения о выбранных товарах;

– стоимость заказа;

– способ оплаты;

– информация о доставке;

– сведения, необходимые для оформления документов;

– история заказов и взаимодействия.

Цели обработки:

– оформление и исполнение заказа;

– организация доставки;

– проведение расчётов;

– оформление договорных, бухгалтерских и иных документов;

– гарантийное и послепродажное обслуживание;

– рассмотрение претензий.

Правовое основание:

– заключение и исполнение договора;

– исполнение обязанностей, установленных законодательством Республики Беларусь.

Срок хранения определяется законодательством Республики Беларусь в зависимости от вида документа и характера правоотношений.

2.5. Обеспечение работы и безопасности Сайта

Перечень обрабатываемых данных:

– IP-адрес;

– дата и время посещения;

– сведения об устройстве;

– тип и версия браузера;

– операционная система;

– технические идентификаторы;

– сведения о просмотренных страницах;

– сведения об ошибках;

– данные журналов безопасности;

– источник перехода;

– действия пользователя на Сайте.

Цели обработки:

– обеспечение функционирования Сайта;

– защита от несанкционированного доступа;

– обнаружение и предотвращение атак и злоупотреблений;

– диагностика технических ошибок;

– обеспечение безопасности форм и заявок;

– расследование инцидентов.

Правовое основание:

– реализация законных интересов Оператора;

– обеспечение безопасности информационных систем;

– согласие субъекта – в случаях, предусмотренных законодательством.

Срок хранения технических журналов – не более одного года, если более длительный срок не требуется для расследования инцидента или исполнения требований законодательства.

2.6. Веб-аналитика

При подключении к Сайту систем веб-аналитики могут обрабатываться:

– IP-адрес;

– идентификаторы файлов cookie;

– тип устройства и браузера;

– источник перехода;

– параметры рекламной кампании и UTM-меток;

– сведения о посещённых страницах;

– сведения о действиях на Сайте;

– технические характеристики устройства.

Аналитические файлы cookie и соответствующие средства веб-аналитики могут использоваться только после получения согласия посетителя через инструмент управления файлами cookie.

Срок хранения определяется настройками соответствующего сервиса, но не должен превышать срок, указанный в Политике в отношении файлов cookie.

2.7. Направление рекламных и информационных сообщений

Рекламные и информационные сообщения могут направляться только при наличии отдельного согласия субъекта.

Для этого могут обрабатываться:

– собственное имя;

– номер телефона;

– адрес электронной почты;

– наименование аккаунта в мессенджере.

Согласие действует в течение указанного при его получении срока либо до момента его отзыва.

Отказ от рекламной рассылки не влияет на возможность направления сообщений, необходимых для исполнения заказа или договора.

2.8. Учёт согласий и отзывов согласий

Для подтверждения факта получения или отзыва согласия Оператор может обрабатывать:

– сведения, идентифицирующие субъекта;

– дату и время предоставления согласия;

– способ предоставления согласия;

– содержание согласия;

– сведения об отзыве согласия;

– технические сведения, подтверждающие действие субъекта.

Такие данные хранятся в течение срока обработки соответствующих персональных данных и трёх лет после её окончания, если иной срок не установлен законодательством.

2.9. По окончании установленных сроков персональные данные удаляются, уничтожаются либо обезличиваются, если отсутствуют иные правовые основания для их дальнейшего хранения.

3. УПОЛНОМОЧЕННЫЕ ЛИЦА И ПОЛУЧАТЕЛИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

3.1. Для обеспечения работы Сайта Оператор поручает обработку персональных данных следующему уполномоченному лицу:

Общество с ограниченной ответственностью «Орди Диджитал».

УНП: 194001531.

Адрес: 220028, Республика Беларусь, г. Минск, Ленинский район, ул. Маяковского, д. 176, пом. 8Н.

Информационная система: платформа ORDi.

Цели обработки:

– размещение и техническое обслуживание Сайта;

– обеспечение работы форм заявок;

– хранение и систематизация поступивших обращений;

– предоставление Оператору доступа к обращениям;

– направление технических уведомлений;

– резервное копирование;

– обеспечение информационной безопасности;

– техническая поддержка Сайта.

3.2. ООО «Орди Диджитал» обрабатывает персональные данные исключительно от имени и по поручению ООО «Шмелев Мебель Ивент», не определяет самостоятельно цели обработки данных посетителей Сайта и не вправе использовать такие данные в собственных целях.

3.3. Обработка персональных данных ООО «Орди Диджитал» осуществляется на основании договора с Оператором и соглашения о порядке обработки персональных данных.

ООО «Шмелев Мебель Ивент» остаётся оператором персональных данных посетителей Сайта и несёт ответственность за законность определения целей, состава и сроков обработки.

3.4. Для размещения информационных систем и хранения данных ООО «Орди Диджитал» использует инфраструктуру:

Общество с ограниченной ответственностью «Надёжные программы», hoster.by.

УНП: 100160363.

Адрес: 220006, Республика Беларусь, г. Минск, ул. Аранская, д. 8.

Цели обработки:

– предоставление серверной инфраструктуры;

– размещение Сайта и информационной системы;

– хранение данных;

– резервное копирование;

– обеспечение технической доступности и безопасности.

3.5. При использовании Оператором адреса электронной почты на сервисе Gmail персональные данные, содержащиеся в электронных письмах, могут обрабатываться Google LLC и связанными с ней организациями в объёме, необходимом для обеспечения работы электронной почты.

3.6. Если в настройках платформы ORDi подключены уведомления через Telegram Bot API, ограниченный объём данных заявки может передаваться через сервис Telegram для уведомления Оператора о поступившем обращении.

В уведомление не должны включаться сведения, не необходимые для оперативного информирования Оператора.

3.7. Оператор вправе предоставлять персональные данные:

– государственным органам и организациям в случаях, предусмотренных законодательством;

– службам доставки – в объёме, необходимом для доставки заказа;

– банкам и платёжным организациям – в объёме, необходимом для проведения расчётов;

– организациям, осуществляющим бухгалтерское, юридическое или техническое обслуживание Оператора, при наличии законных оснований и обязательств по обеспечению конфиденциальности;

– иным лицам с согласия субъекта либо при наличии другого правового основания.

3.8. Уполномоченные лица обязаны:

– обрабатывать персональные данные только в соответствии с поручением Оператора;

– обеспечивать конфиденциальность персональных данных;

– принимать необходимые правовые, организационные и технические меры защиты;

– не использовать данные в собственных целях;

– прекратить обработку и удалить или вернуть данные после прекращения поручения, если дальнейшее хранение не требуется законодательством.

4. ТРАНСГРАНИЧНАЯ ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

4.1. Основные информационные ресурсы, содержащие заявки посетителей Сайта, размещаются на территории Республики Беларусь.

4.2. Трансграничная передача персональных данных может осуществляться при использовании:

– электронной почты Gmail;

– Telegram Bot API;

– систем веб-аналитики и рекламных сервисов, если они будут подключены к Сайту после получения необходимых согласий;

– иных иностранных информационных систем, используемых Оператором на законном основании.

4.3. При передаче персональных данных в государство, на территории которого не обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных, субъект может столкнуться со следующими рисками:

– уровень правовой защиты может быть ниже установленного законодательством Республики Беларусь;

– реализация права на удаление или прекращение обработки данных может быть затруднена;

– доступ к данным может предоставляться государственным органам иностранного государства в соответствии с его законодательством;

– способы обжалования и восстановления нарушенных прав могут отличаться от предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

4.4. Трансграничная передача осуществляется только при наличии основания, предусмотренного законодательством Республики Беларусь.

4.5. Отказ от аналитических и рекламных файлов cookie не должен препятствовать использованию основных функций Сайта.

5. ФАЙЛЫ COOKIE

5.1. Сайт использует файлы cookie и иные аналогичные технологии.

5.2. Технически необходимые файлы cookie используются для:

– корректной работы Сайта;

– сохранения пользовательской сессии;

– обеспечения безопасности;

– сохранения выбора пользователя в отношении файлов cookie;

– работы форм и основных функций Сайта.

5.3. Аналитические и маркетинговые файлы cookie могут устанавливаться только после получения согласия пользователя.

5.4. Пользователь должен иметь возможность:

– принять все файлы cookie;

– отклонить необязательные файлы cookie;

– изменить ранее выбранные настройки;

– отозвать согласие.

5.5. Подробные сведения о категориях файлов cookie, сроках их хранения и используемых сервисах размещаются в отдельной Политике в отношении файлов cookie на Сайте.

6. ПРАВА СУБЪЕКТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

6.1. Субъект персональных данных имеет право:

6.1.1. В любое время отозвать согласие на обработку персональных данных без объяснения причин, если обработка осуществляется на основании согласия.

6.1.2. Получить информацию, касающуюся обработки своих персональных данных, включая:

– наименование и место нахождения Оператора;

– подтверждение факта обработки данных;

– перечень обрабатываемых персональных данных;

– источник получения данных;

– цели и правовые основания обработки;

– срок, на который предоставлено согласие;

– срок хранения данных;

– наименование и место нахождения уполномоченных лиц;

– сведения о трансграничной передаче;

– иную информацию, предусмотренную законодательством.

6.1.3. Требовать внесения изменений в персональные данные, если они являются неполными, устаревшими или неточными.

6.1.4. Один раз в календарный год бесплатно получать информацию о предоставлении своих персональных данных третьим лицам, если иное не предусмотрено законодательством.

6.1.5. Требовать бесплатного прекращения обработки персональных данных, включая их удаление, если отсутствуют законные основания для их обработки.

6.1.6. Обжаловать действия, бездействие и решения Оператора в Национальный центр защиты персональных данных Республики Беларусь или в суд.

6.2. Для реализации прав субъект направляет Оператору заявление:

– в письменной форме по адресу: 220056, Республика Беларусь, г. Минск, ул. Стариновская, д. 15, пом. 9Н;

– в виде электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью, на адрес: stell9558@gmail.com;

– в той же электронной форме, в которой было предоставлено согласие, если речь идёт об отзыве такого согласия и законодательство допускает соответствующий способ отзыва.

6.3. Заявление должно содержать:

– фамилию, собственное имя и отчество, если имеется;

– адрес места жительства или места пребывания;

– дату рождения;

– идентификационный номер либо номер документа, удостоверяющего личность, если такие сведения предоставлялись при даче согласия или необходимы для идентификации заявителя;

– изложение существа требования;

– личную подпись либо электронную цифровую подпись.

6.4. Оператор предоставляет информацию, касающуюся обработки персональных данных, в течение пяти рабочих дней после получения соответствующего заявления либо в этот же срок сообщает причины отказа.

6.5. Требования об изменении данных, предоставлении сведений о передаче третьим лицам, прекращении обработки или удалении данных рассматриваются в течение пятнадцати дней, если иной срок не установлен законодательством.

6.6. После получения отзыва согласия Оператор в течение пятнадцати дней прекращает обработку данных, осуществляет их удаление и уведомляет об этом субъекта, если отсутствуют иные правовые основания для продолжения обработки.

При отсутствии технической возможности удаления Оператор принимает меры по недопущению дальнейшей обработки, включая блокирование данных.

6.7. Отзыв согласия не имеет обратной силы и не влияет на законность обработки, осуществлявшейся до момента его получения.

6.8. Оператор вправе продолжить обработку данных после отзыва согласия, если такая обработка необходима для исполнения договора, требований законодательства, защиты прав и законных интересов Оператора или осуществляется на ином предусмотренном законодательством основании.

7. МЕРЫ ПО ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

7.1. Оператор и уполномоченные им лица принимают необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от:

– неправомерного или случайного доступа;

– изменения;

– блокирования;

– копирования;

– предоставления;

– распространения;

– удаления;

– уничтожения;

– утраты;

– иных неправомерных действий.

7.2. К мерам защиты относятся:

– разграничение прав доступа;

– использование защищённого соединения HTTPS;

– ограничение доступа к административной панели;

– учёт действий пользователей информационной системы;

– резервное копирование;

– применение средств защиты от несанкционированного доступа;

– контроль безопасности информационных систем;

– заключение договоров с уполномоченными лицами;

– установление обязанностей по соблюдению конфиденциальности;

– назначение ответственного за внутренний контроль;

– ознакомление работников и иных допущенных лиц с требованиями законодательства;

– удаление или блокирование данных после достижения целей обработки.

7.3. Доступ к персональным данным предоставляется только тем работникам и иным лицам, которым он необходим для исполнения служебных или договорных обязанностей.

7.4. Лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны соблюдать конфиденциальность и не раскрывать данные без законного основания.

8. ОБРАБОТКА ДАННЫХ ООО «ОРДИ ДИДЖИТАЛ»

8.1. ООО «Орди Диджитал» является уполномоченным лицом ООО «Шмелев Мебель Ивент» в отношении персональных данных, поступающих через Сайт.

8.2. ООО «Орди Диджитал» осуществляет следующие операции с персональными данными:

– получение;

– запись;

– систематизация;

– хранение;

– техническое отображение в административной панели;

– передача Оператору;

– резервное копирование;

– блокирование;

– удаление;

– иные действия, необходимые для технической работы Сайта и исполнения поручения Оператора.

8.3. Цели обработки, перечень данных, категории субъектов и сроки хранения определяются ООО «Шмелев Мебель Ивент».

8.4. ООО «Орди Диджитал» не приобретает прав на персональные данные посетителей Сайта и не вправе использовать их для собственной рекламы, самостоятельных рассылок, продажи или передачи иным лицам вне поручения Оператора.

8.5. ООО «Орди Диджитал» вправе привлекать субуполномоченных лиц, необходимых для работы платформы, только при наличии соответствующего правового основания и с возложением на них обязанностей по обеспечению защиты персональных данных.

8.6. После прекращения договора между ООО «Шмелев Мебель Ивент» и ООО «Орди Диджитал» персональные данные подлежат передаче Оператору, удалению или блокированию в порядке и сроки, предусмотренные договором и соглашением об обработке персональных данных, если дальнейшее хранение не требуется законодательством.

9. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

9.1. Настоящая Политика является общедоступной и постоянно размещается на Сайте по адресу:

https://shmelevmebeliv.by/privacy

9.2. Политика вступает в силу с момента её утверждения Оператором и размещения на Сайте.

9.3. Оператор вправе изменять Политику при изменении законодательства, процессов обработки персональных данных, функциональности Сайта, состава уполномоченных лиц или используемых информационных систем.

9.4. На странице Политики должна указываться дата действующей редакции.

9.5. При подключении новых систем аналитики, рекламы, оплаты, доставки, CRM, телефонии, электронной почты или мессенджеров Оператор обязан проверить необходимость внесения изменений в Политику и перечень уполномоченных лиц.

9.6. Вопросы, связанные с обработкой персональных данных, можно направлять:

ООО «Шмелев Мебель Ивент»

УНП 194020911

220056, Республика Беларусь, г. Минск, ул. Стариновская, д. 15, пом. 9Н

Электронная почта: stell9558@gmail.com

Телефон: +375 44 462-61-20